Ať už jste svou živnost rozjeli, nebo se k tomu teprve chystáte, ujasněte si pravidla fakturování. Vysvětlíme vám, jaké údaje patří na klasickou fakturu, co se při fakturaci změní, pokud se stanete plátcem DPH, nebo k čemu slouží tzv.zálohovka.

Odborně řečeno slouží faktura k prokázání transakce. Laicky to znamená: díky faktuře doložíte, že si od vás zákazník pořídil zboží (nebo službu) a má vám zaplatit.

Povinné údaje na faktuře – liší se podle typu podnikání

Pro vystavování faktur je pro vás zásadní:

• jestli vedete účetnictví, nebo nikoliv,
• a jestli se řadíte mezi plátce DPH, nebo jste neplátce.

Pokud jste s podnikáním teprve na začátku, pravděpodobně to budete mít nejjednodušší. Nejméně povinností ohledně údajů na fakturách mají neplátci DPH, kteří nevedou účetnictví. Mezi ně patří většina OSVČ a podnikatelů, kteří mají roční obrat do 1 mil. korun. Když se rozhodnou vystavit fakturu, nesmí na ní chybět:

• jméno a příjmení (pokud jsou OSVČ),
• název firmy (jedná-li se o s.r.o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (jinak také fakturační adresa),
• IČ.

Ostatní informace jsou dobrovolné. Je však dobrou praxí, že na fakturách najdete i pár dalších informací, zejména:

• sdělení, že podnikatel není plátcem DPH,
• označení registru, ve kterém je veden (nejčastěji živnostenský rejstřík, obchodní rejstřík).
• údaje o odběrateli ve stejném rozsahu jako o dodavateli (viz výše),
• slovní a číselné označení dokladu (třeba Faktura 2022001),
• popis fakturovaného zboží nebo služeb,
•  částka,
• datum vystavení faktury.

Pokud vedete účetnictví, ale pořád nejste plátcem DPH, jsou pro vás výše uvedené dobrovolné údaje povinné. V takovém případě se vám už vyplatí spolupráce s účetní, která vás na změnu pravidel upozorní.

Faktury plátců DPH jsou o krapánek složitější

Plátcem DPH se podnikatel stává zejména ve chvíli, kdy jeho obrat za 12 měsíců přesáhne 1 mil. korun (v létě a na podzim 2022 se ve vládě a v parlamentu projednává změna pravidel, která hranici pro povinné plátcovství DPH zvýší na 2 mil. korun).

Proč jsou faktury plátců DPH složitější? Faktury totiž slouží zároveň jako daňový doklad. Proto kromě údajů pro neplátce nezapomeňte ani na:

• daňové identifikační číslo dodavatele (pokud je odběratel také plátcem DPH, tak i jeho DIČ),
• v případě, že se liší od data vystavení dokladu, uveďte den uskutečnění zdanitelného plnění – to je den dodání zboží nebo služby či přijetí platby,
• rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh dodávaného výrobku,
• základ daně,
• sazba daně,
• výše daně v českých korunách.

Nejčastější druhy faktur

Základní dělení je na faktury vydané a přijaté. Za vydanou fakturu vám přijdou peníze, přijatou fakturu platíte vy.

Často se setkáte se zálohovou fakturou (také zálohovka nebo proforma). Používá se zejména u velkých zakázek nebo v momentě, kdy s někým spolupracujete poprvé. Na základě zálohovky vám totiž odběratel zaplatí část peněz předem.

Všechna pravidla za vás pohlídá online fakturační služba

Vystavování faktur vám usnadní například iDoklad. Jedná se o nástroj, který společně vyvíjejí účetní, právníci a programátoři. Díky tomu máte jistotu, že je na vašich fakturách přesně to, co vyžadují předpisy. A můžete se věnovat věcem, které vás opravdu baví.

Pokud vám stačí jen základní funkce a fakturujete pouze několika odběratelům, můžete iDoklad používat i zdarma.